Perencanaan dalam Organisasi

Bagikan Tulisan ini
Email this to someone
email
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Print this page
Print

AISZAKI.com – Esensi Perencanaan. Perencanaan merupakan proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan terjadi di semua tipe kegiatan. Perencanaan dalam organisasi merupakan suatu kegiatan yang esensial. Karena memang fungsi-fungsi manajemen yang lain seperti pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sebenarnya merupakan impelementasi dari keputusan-keputusan perencanaan.

Yuuk kepoin sekolah penghafal Al-Qur’an dan pembibit wirausaha sejak usia dini

 Arti perencanaan menurut Samuel Certo (1997:134)[1] adalah “proses penentuan bagaimana sistem manajemen (organisasi) akan mencapai atau merealisasikan tujuannya”. Dalam istilah lain yang lebih formal, perencanaan diartikan sebagai “pengembangan program aksi (tindakan) sistematis yang diarahkan pada tercapainya tujuan bisnis yang disepakati melalui proses analisis, evaluasi dan pemilihan di antara peluang-peluang yang diramalkan akan muncul”

Menurut T.Hani Handoko (2003:77) perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana tersebut dibuat.

Manajemen Waktu dan Uang adalah Kunci Sukses

Perencanaan dibutuhkan di semua tingkatan dan memiliki kecenderungan untuk meningkat sesuai dengan dampak potensial terbesar terhadap sukses organisasi atau tingkatan manajemen atas. Perencanaan organisasi haruslah aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif. Sudah saatnya perusahaan meninggalkan cara-cara lama dalam merencanakan strateginya. Perencanaan yang reaktif adalah cara-cara yang organisasi dahulu.

Setidaknya ada dua alasan pokok pentingnya kegiatan perencanaan (T.Hani Handoko 2003:81), yaitu untuk mencapai “protekcitve benefit” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan dan “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.      

Manajemen puncak menghabiskan sebagian besar waktunya untuk merencanakan rencana-rencana jangka panjang, strategis, keseluruhan organisasi. Manajemen pada tingkatan bawah merencanakan khususnya bagi kelompok kerjanya dan untuk jangka waktu yang pendek.

Pembagian tiga tingkat manajemen utama, yaitu puncak, menengah dan rendah

Teori Perencanaan

Catanese dan Snyder (1996:49)[2] membagi teori perencanaan di mana pembagian tersebut mencoba menjelaskan bagaimana sistem sosial berjalan dan menyediakan peralatan serta cara untuk mengendalikan dan merubah sistem sosial. Dua macam teori perencanaan tersebut adalah :  

  • Teori Operasi Sistem.

Teori ini menjelaskan sejumlah disiplin akademis tradisional karena tidak ada disiplin tunggal yang mencakup seluruh aspek penting dari sistem sosial. Sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat komponen yang saling bergantung dengan ruang lingkup, keterkaitan dan stabilitas yang relatif tinggi (Catanese Dan Snyder, 1996:51)[3]. Ruang lingkup perencanaan berguna untuk mengukur tingkat ketergantungan eksternal, sampai sejauh mana komponen sistem tersebut tidak berinteraksi dengan komponen lain di luar sistem. Stabilitas berhubungan dengan lamanya waktu sistem tersebut berakhir tanpa adanya perubahan atau gangguan yang spesifik yang kemungkinan hanya beberapa jam untuk sistem yang berumur pendek, tetapi juga dapat berabad-abad untuk sistem tertentu. Keterkaitan mengukur ketergantungan internal, yaitu suatu batasan tingkat komponen sistem saling berinteraksi satu dengan yang lain. Suatu sistem dapat mengalami tumbuh dan berkembang. Tumbuh kembangnya suatu sistem akan membuat sistem tersebut semakin rumit. Elemen-elemen dalam sistem tersebut menjadi semakin terspesialisasi dan hubungan antar elemennya semakin bertambah baik di dalam maupun di luar sistem itu sendiri.

  • Teori Perubahan Sistem

Teori ini berbicara mengenai bagaimana, kapan, dan untuk tujuan apa perubahan itu dilakukan. Berdasarkan teori perubahan sistem, Campbell dan Fainstein (1996)[4] membaginya lagi menjadi empat teori, yaitu :

  1. Teori Rasionalisme, yaitu perencanaan dapat mengikuti model rasional setelah tujuan akhir telah ditentukan dengan jelas dan dipahami dengan baik oleh setiap personil.
  2. Teori Inkrementalisme, yaitu keputusan diambil dalam keadaan sebaris langkah-langkah yang bertambah sedikit demi sedikit menuju waktu yang akan datang dan ke arah yang tidak diketahui secara benar.
  3. Teori Utopianisme, di mana pandangan ini berusaha membangkitkan imajinasi masyarakat dan memecahkan setiap masalah dengan mengusulkan penghapusan pendekatan baru ke dalam sistem organisasi dan operasi.   
  4. Teori Metodisme, yaitu teori yang menjelaskan bahwa aktivitas perencanaan yang memiliki metode perencanaan yang sudah jelas tetapi hasil akhir yang akan dicapai belum ditetapkan dan tidak dimengerti sama sekali.  

Manajer berupaya agar dalam menggunakan sumber daya organisasi dilaksanakan secara efektif dan sekaligus efisien

Tahapan Dasar Perencanaan

Proses perencanaan menggambarkan mengenai serangkaian langkah-langkah yang dapat dilalui secara sistematis. Setiap tahap perencanaan umumnya selalu melalui empat tahapan berikut ini :

  • Menetapkan sasaran atau tujuan. Proses perencanaan dimulai dengan penetapan sasaran / tujuan atau goal kelompok kerja atau organisasi secara keseluruhan. Karena tanpa menentukan tujuan organisasi, penggunaan sumber daya-sumber daya oleh organisasi akan tidak efektif.   
  • Merumuskan keadaan saat ini. Manajer perlu mengidentifikasi kondisi perusahaan saat ini, sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan. Hal ini perlu dilakukan mengingat perencanaan adalah menyangkut akan waktu yang akan dicapai di masa yang akan datang. Pada tahap ini manajer memerlukan informasi-informasi terutama yang berkaitan dengan keuangan dan data statistik.
  • Membuat alternatif. Yaitu menyusun daftar alternatif cara-cara untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Daftar alternatif ini hendaknya dibuat sebanyak mungkin untuk menghindari kekosongan cara mencapai sasaran / tujuan.
  • Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan. Hal ini perlu dilakukan mengingat kita perlu mengukur tingkat kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran atau tujuan. Oleh karenanya, para personil dalam organisasi perlu mengetahui faktor-faktor internal dan eksternal yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau yang mungkin berpotensi menimbulkan masalah sehingga kita dapat melakukan serangkaian antisipasi terhadap hal tersebut.
  • Mengembangkan rencana. Tahap akhir dari proses perencanaan adalah meliputi kegiatan mengembangkan berbagai alternatif kegiatan untuk mencapai tujuan. Manajer harus bisa menilai berbagai alternatif yang tersedia dan melakukan pemilihan alternative yang tersedia tersebut.

Semua manajer bekerja dalam sebuah organiasasi dimana sekelompok orang yang bekerja bersama

Manfaat dan Kelemahan Perencanaan  

Perencanaan memiliki banyak manfaat yang sangat strategis, di antaranya adalah :

  • Membantu manajer untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan organisasi yang terjadi.
  • Membantu identifikasi permasalahan penting yang terjadi.
  • Manajer dapat memahami gambaran secara keseluruhan operasional organisasi.
  • Memudahkan manajer untuk melakukan koordinasi dengan berbagai elemen dalam organisasi.
  • Dapat menetapkan tujuan secara lebih khusus, terperinci dan mudah untuk dipahami.
  • Meminimunkan kegiatan yang tidak pasti dan penghamburan sumber daya yang tidak perlu.
  • Menghemat waktu, pekerjaan dan biaya.

Sedangkan kelemahan perencanaan yang mungkin saja terjadi adalah :

  • Kegiatan yang terangkum dalam perencanaan kemungkinan berlebihan yang mengakibatkan implementasinya akan mengalami stagnasi.
  • Kadang-kadang kegiatan perencanaan memiliki kecenderungan untuk menunda kegiatan.
  • Seringkali perencanaan terlalu membatasi manajemen untuk berkreativitas dan berinisiatif.
  • Kadang-kadang penyelesaian untuk suatu masalah tertentu dapat diselesaikan secara baik pada saat masalah tersebut muncul.
  • Beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

[1] Puspopranoto, Sawaldjo. 2006. Manajemen Bisnis; Konsep, Teori dan Aplikasi. Jakarta : Penerbit PPM. Hlm.110.

[2] Siswanto, HB, M.Si, Dr. 2010. Pengantar Manajemen, Cetakan keenam. Jakarta : PT. Bumi Aksara. Hlm.51

[3] Siswanto, HB, M.Si, Dr. 2010. Pengantar Manajemen, Cetakan keenam. Jakarta : PT. Bumi Aksara. Hlm.51.

[4] Siswanto, HB, M.Si, Dr. 2010. Pengantar Manajemen, Cetakan keenam. Jakarta : PT. Bumi Aksara. Hlm.52.

Sumber: Buku “Manajemen Bisnis” Karya: Ais Zakiyudin, SE, MM

Baca juga:  Apa yang menjadi pertimbangan para orang tua dalam memilih sekolah?